Поэтапный план организации open-air фестиваля

Как организовать Open Air фестиваль?

Первый шаг в рамках подготовки к проведению опен эйра

Эта статья написана для начинающих организаторов и даёт краткий экскурс в нюансы проведения open air фестивалей.
Итак, давайте по порядку разберемся как организовать open air фестиваль... Open-air (опен эйр) - это фестиваль на открытом воздухе. Последнее время мероприятия такого рода часто отменяют из-за пандемии коронавируса. Поэтому этот фактор также надо учитывать на этапе планирования мероприятия.
Выехать на выходные за город - природа, хорошая компания, активный отдых, танцы всю ночь напролет. В итоге - море впечатлений! Но как сделать так, чтобы ваш open air прошел на все 100%? Как организовать подобный фестиваль на природе? Какие нюансы в организации open-air? На эти (и не только) вопросы мы постараемся дать ответы в этой статье.

Конечно, для реализации крупных проектов нужен определенный опыт. То есть речь идет о правильном построении программы поэтапной реализации задуманного проекта. Предлагаем начать с малых тусовок, на которых Вы можете набить шишки, опробовать различные схемы управления приглашенными людьми, отработать организационные моменты. Замахиваться сразу на опен эйр фестиваль в десятки тысяч человек - идея рискованная.

Необходимо определиться с концепцией open-air

В настоящее время, когда народ уже избалован всевозможными массовыми мероприятиями с насыщенной концертной программой, сложно становится привлекать публику только для обычных танцев под луной. Поверьте, если на вашей афише не будет ни одного "хедлайнера", то зрителем сего концерта будете только Вы! Людям интересны интерактивные шоу и разнообразные тематические программы. Об этом надо задуматься в первую очередь на этапе планирования, потому что именно от этого будет зависеть выбор ведущего, артистов, оформления и в итоге бюджет.

План проведения фестиваля

Далее надо составить подробный план open air фестиваля, по возможности с временными рамками: время заезда, размещение и обустройство, во сколько приедут артисты, сколько будет идти их программа, время выступления диджеев и т.д. Естественно, что этот план будет постоянно меняться и обновляться, но это упорядочит процесс подготовки к опен эйру. Также заранее необходимо ознакомиться с райдером приглашённых артистов и учесть все нюансы в рамках его выполнения.

Бизнес-модель мероприятия

После того как Вы придумали тематику и идею своего опен-эйра, составили примерный бизнес-план фестиваля, пора садиться за создание бизнес-модели (бизнес-план). Несколько тысяч человек это много... это люди, которые хотят пить, есть, ходить в туалет, иногда спать. Соответственно все санитарные зоны также входят в зону вашей ответственности. Попробуйте представить, что Вы гость на опен-эйре, чтобы Вы хотели съесть, выпить, как отдохнуть, развлечься, пойти и т.д. Распишите все по пунктам на листе бумаги и рядом - как должна решается каждая из задач.

После того как будет сформирован бюджет мероприятия будет понятно, сколько должна составлять стоимость билетов. К примеру на фестивали в Москве надо закладывать совершенно другие бюджеты ежели в регионах. Не забудьте также учесть все расходные статьи: аренда площадки, оплата охраны, проката света, звука и сцены, различные расходные материалы и транспортные услуги. Главное сделать это максимально подробно, согласно реальным ценам. А теперь самое интересное - вычесть расходы из предполагаемой прибыли... осталось что-нибудь? Если да, то тогда Вы успешный безмнесмен-ивентор! читаем дальше!

Выбор open-air площадки

Правильный выбор open air площадки - залог успешного мероприятия. Помните, что вам надо разместить запланированное количество гостей, заранее предусмотреть паркинг под автомобили приехавших, подготовить место под сцену и танцпол, поставить ограждения и отделить место для активного и пассивного отдыха. Также необходимо предусмотреть технические помещения для гримерок артистов и их инвентаря. Обязательно обеспечьте сохранность всех личных вещей артистов, предусмотрите эти моменты. Ну и конечно было бы неплохо, чтобы рядом были оборудованные для купания водоемы. К июлю месяцу лесные территории РФ официально закрываются из-за пожароопасной обстановки, и надо будет согласовывать вопрос проведения фестиваля на такого рода площадках. Площадка выбрана? - Отлично! А теперь самый ответственный шаг... согласовать запланированный open air с местной администрацией. Обязательно надо получить письменное разрешение (предписание, постановление) мэра или муниципального образования. Для справки уточним, что можно выйти на руководство через отдел по делам молодежи города и для начала проконсультироваться у них. На основе этого постановления перед Вами должны (по закону) открыться двери милиции, пожарной службы и медиков. Рассчитывать на организацию порядка со стороны полиции не стоит! Необходимо нанимать ЧОП и работать только с ними.

Техническое обеспечение фестиваля

Если выбранная вами open air площадка заявляет о том, что у них есть звук и ни с кем больше вам договариваться не надо, это хорошо. Но отнеситесь к этому критически. Если это дом пионеров, где проходят утренники, то это наверняка не тот звук, который вас устроит. Даже если звукорежиссер (в таких местах обычно опустившийся алкоголик) вас убеждает, что на этом звуке в свое время у них работала гр. Машина Времени, не верьте. Особенно хитрые звуковики будут подменять понятия, например "ну и что, что у нашего звука малая мощность, зато звуковое давление ОГОГО". Это чушь. Вам достанется комплект допотопной полусгоревшей техники, да еще и будет предложено в ультимативной форме платить за него.

Рекомендуем действовать так. На этапе переговоров с open-air площадкой узнайте, какие артисты работали здесь в последнее время. Найдите тех, кто был на этих концертах и чьему мнению можно доверять. Лучшая комбинация - живой рок-концерт с хорошим звуком. Найдите, чей звук это был. Обычно в городах есть несколько контор, занимающихся звуком/светом. Цены у них примерно одинаковые, но вот качество работы может отличаться значительно. Используйте все каналы, чтобы получить достоверную картину по аренде звука.

Если вы не сильны в вопросах звука и света - свяжитесь с приглашенными артистами, вам могут дать более развернутую информацию, чем в техническом райдере. Вот набор информации, достаточный для звуковиков, чтобы понять что вам нужно: название площадки (обычно они знают акустику всех площадок города), технический райдер группы + развернутая информация от группы по звуку, свету и ваш комментарий, что: "Все должно быть круто!". Последний пункт должен открыть глаза звукарей, что перед ними не очередной скряга-импрессарио, а человек готовый делать настоящее шоу. С такими людьми они готовы работать от души. Это может быть дорого, но ни в коем случае не экономьте на этом, естественно, не позволяя себя облапошить. Следуйте здравому смыслу. Запишите на бумаге набор света/звука, предлагаемый вам, проконсультируйтесь с другими.

С этими ребятами по бартеру не сработаешь. Обычно они не нуждаются в рекламе, а если и нуждаются, то точно не в той, которую вы готовы им предложить. Поэтому готовьте деньги, заключайте договор. Возможно, сработать по предоплате. Часть до концерта, остаток после.

Узнайте сколько времени им потребуется на установку звука, обсудите это с площадкой. Обозначьте время саундчека (мероприятия, на котором приглашенные артисты пробуют и отстраивают под себя звук) – к этому моменту звук должен быть установлен и настроен вчерновую.

Звуковое оборудование

По-хорошему "мощность" звука для улицы рассчитывается по количеству людей по простой формуле "30-40 Вт x 1 чел". Например, для открытия городской елки у Кремля, площадь мероприятия составляет 900 м2. Вместимость такой площадки около 1000 человек, мощность звука как минимум должна составлять 2000 w. Для более качественного воспроизведения, мощность рекомендуется увеличить в 10 раз, чтобы имеет запас громкости в 10 db. В итоге получаем мощность 20 000 w. Десятикратное увеличение мощности увеличивает звуковое давление на 10 db.

Другой метод расчета выглядит так, если нам нужно озвучить территорию 30х30 метров. По формуле узнаем, насколько упадет звуковое давление в заданной точке, в данном случае 30 метров от источника звука.

20log(301)=29,54 db, округляем до 30 db. К этим 30 db добавляем 10 db для запаса звука и более качественного его воспроизведения, получаем 40 db. 104010*2w=20 000 w, получаем туже мощность, которая была описана выше.

Исходя из этого нужно выбирать мощный и качественный комплект звукового оборудования. Если open-air проходит в формате "для своих" и количество приглашенных составляет 100 человек, то вполне хватит 6-8 КВт звука. Здесь очень много тонкостей и нюансов, которые должны решать только профессионалы. 

Световое оборудование

Здесь все зависит от поставленной задачи, вашего вкуса и бюджета фестиваля. Проще говоря все световое оборудование можно условно разделить на несколько групп: заливной, сканирующий свет и световые приборы полного вращения (головы). Никто из гостей не запомнит open-air или выступление главного артиста, если действо проходило на неосвещенной сцене, где моргала пара диодных "световых грибов". Световое и лазерное шоу - относится к разряду запоминающихся, поэтому не стоит экономить на спецэффектах. Зритель сразу поймет - "красиво или НЕ красиво" оформлена шоу программа. Если не красиво, то об этом будут говорить, и вы потеряете свою целевую аудиторию. Не стоит экономить на спецэффектах, которые, несомненно, добавят драйва в любую вечеринку: дым-машины, генераторы мыльных пузырей, снега, пены и др. Если вы решили реализовать лазерное шоу, то, очень внимательно надо отнестись к данным системам излучения, которые обычно имеют высокий класс опасности. Ведь речь идет прежде всего о здоровье посетителей open air мероприятия.

Сцена и сценические конструкции

Выступать диджеям и артистам будет комфортнее на крытой сцене. Однозначно это будет выгоднее смотреться, чем выступление на открытой площадке, работа которой в любой момент может быть блокирована погодными условиями. Вся сценическая электроника не любит дождь, поэтому стоит предусмотреть водонепроницаемые чехлы (накидки) на колонки, пульты и коммутацию. 

Электроснабжение

Обязательно проверьте работоспособность заземления электрической силовой цепи! Оно должно быть обязательно и исправно функционировать. Часто бывает, что, на уличных мероприятиях  используются генераторы. Если вы арендуете звук и свет в прокатной компаний, то лучше всего у них же и заказать генераторы. Таким образом потребляемая мощность сценической электроники точно будет соответствовать заявленной выходной мощности генераторов. Если же вы решили использовать свои генераторы и электростанции, то надо заранее просчитать всех потребителей электричества и предусмотреть запас мощности минимум в 10..15% от номинала.

Торговые точки

Если Вы планируете создание точек питания на фестивале, съестного приготовляемого на месте, то нужен человек (юридическое лицо), имеющий лицензию на данную деятельнсть. Обязательно заключайте с ним договор! На любую торговлю, в том числе полуфабрикатами, понадобится человек имеющий лицензию на выездную продажу продуктов питания (с наличием онлайн касс и терминалов). Отдельно уделите внимание продаже алкоголя - наличие лицензии обязательно, иначе не миновать проблем в органами правопорядка. Следите за тем, чтобы алкоголь не продали лицам, не достигшим совершеннолетнего возраста! Про то, что у продавцов должны быть на руках при себе медицинские книжки с соответствующими отметками, я вообще молчу. Но помните, что помимо алкоголя людям нужна и просто питьевая и техническая вода. И если кол-во людей переваливает за тысячу, то и воды/еды/алкоголя надо соответствующее кол-во. Предусмотрите подвоз продовольствия при необходимости с ближайших складов, заранее обозначьте дату мероприятия и спросите о графике их работы в выходные дни.

Артисты, музыканты, диджеи, ведущие на опен-эйр

Артисты и музыканты - люди творческие и часто неответственные. Конечно, хорошо пользоваться услугами уже проверенных людей. Сейчас существует много интернет-площадок, где люди обсуждают прошедшие фестивали (вк, инстаграмм и телеграмм каналы) и делятся своими впечатлениями и мнением. Обратите внимание на их отзывы. От этого зависит целостность вашей нервной системы и размер прибыли от организуемого события. Само собой выбор приглашенных "звезд" ложится на плечи организаторов.

В данном разделе сайта мы подготовили подробную инструкцию по подготовке к проведению опен эйр фестиваля. Здесь Вы сможете найти ответы на вопросы: как найти спонсора, сформировать уникальное торговое предложение, разобраться в расчетах звука и света на мероприятие и оценить все риски, связанные с проведением опен эйр события.

Ознакомились? Теперь вы можете ответить на главный вопрос - потянете ли Вы такое в роли организатора open-air фестиваля?

Теги:
Дата публикации: 28.01.2022

Комментарии

Комментариев пока нет. Будьте первым!

Добавить комментарий

* Обязательные поля
1000
Перетащите сюда изображения (макс. 3)
изображение Captcha