Где взять деньги на проект? Подводные камни

С данным вопросом сталкивается практический каждый начинающий организатор. Разве только получение прибыли является главным мотивирующим фактором организаторов? Нет! Думаю, что это идея! По крайне мере я мыслил именно так! Было желание получить на выходе многотысячный оупен-эйр фестиваль и сделать что-то полезное для общества.

После идеи и пары бессонных ночей в голове созрел план. Изначально надо было найти средства для всего этого празднества.

Поговорив со своим другом, заручившись его поддержкой, мы принялись к подготовке мероприятия. Тогда ещё мы не знали как организовать опен эйр фестиваль с нуля.

Первым делом мы нашли площадку для фестиваля. Это была просторная территория на отдельно стоящем острове со всей необходимой инфраструктурой. Казалось бы, нет ничего идеальнее! И мы поехали вести переговоры!

После встречи с владельцем наступило затишье, где то на месяц. Мы уже начали присматривать другие площадки, но, однако нам позвонили и попросили приехать!

Встретившись в личном ресторане владельца и выслушав его аргументы, мы договорились о дате проведения события. Далее был подготовлен бизнес-план и обозначена концепция мероприятия, о которой я скажу позже.

В тот день мы не подписали никаких бумаг и, как выяснилось зря! Об этом позже…

Имея точную определенность с площадкой мероприятия, мы начали рассылать разным организациям коммерческие предложения. Серьёзные банки внимательно вчитывались в те гарантии, которые мы обозначали в генеральном пакете спонсора и задавали один и тот же вопрос: «Какое точное количество просмотров вы гарантируете?». Мы начинали отвечать размыто и диалог на этом заканчивался.

Поняв, что так делу не поможешь, решили действовать более агрессивно. Стали караулить директоров прямо в зданиях организаций. Не спрашивайте, как мы туда попадали.

И вскоре это принесло плоды. Директор одной организации, который тогда активно мечтавший попасть в политические ряды, очень внимательно нас выслушал. Его зацепил вопрос, что на этом мероприятии он сможет получить дополнительные связи. А именно мы конкретно обозначили, что после мероприятия сделаем банкет, где соберем всех спонсоров, представителей администрации и постараемся сделать проект ежегодным. Звучало очень убедительно!

Заручившись его финансовой поддержкой, мы отправились дальше. Решали вопросы по инфраструктуре фестиваля, подготавливали площадку, отсыпали парковку и т.д.

Не буду описывать весь перечень мероприятий, подойду к самому эпицентру. После того, как мы распечатали афиши и начали их распространение, нам позвонил наш друг, владелец острова. Он сообщил, что правила немного изменились! И, теперь, мы должны сделать платный вход, а вся инфраструктура стала принадлежать его сыну! То есть мы не имеем права там осуществлять торговлю и все средства будут идти в его карман.

Стало понятно, что проект находится под угрозой! Точнее мы)

Еще тогда я старался записывать все важные разговоры, но не с целью компрометации, а с целью, чтобы не забыть важных моментов из-за перегруженности и волнения.

И, один раз в разговоре с владельцем площадки он прошелся по многим известным  людям.  А именно сообщил, что: «Доите их на бабки!», когда выслушивал наши «сопли» по телефону. Ну и пару слов я опустил соответственно.

В то время в нашем окружении уже появились эти влиятельные люди. И, встретившись с ними, мы объяснили, что так бизнес не делается. Мол, мы должны сделать фестиваль и бесплатным и доступным для всех. Но в ответ получали только ухмылки и не желание с нами связываться, т.к. кто мы, а кто этот загадочный владелец поместья. Однако после прослушивания аудиозаписи люди менялись в лицах и сразу вставали на нашу сторону. 

После очередного прослушивания нас попросили удалиться и через 5 минут сказали, что ребята, вот вам новая площадка и бесплатно!

Дальше нужно было сделать агрессивную рекламную компанию, так как информация о той площадке уже была распространена.

Я ради интереса загуглил, а не было ли ранее фестивалей на той прежней площадке?! Как оказалось – были! Я нашел координаты организаторов и вышел на них. И, каково было мое удивление, когда я узнал, что и их умудрился «кинуть» этот мистер «Икс». Выслушав мою исповедь, я заручился и их поддержкой тоже. Они сообщили, что у них есть выходы на радиостанции, и они готовы нам помочь с рекламной компанией. Это была очень радостная весть!

После продумывания концепции мы решили сделать проект универсальным, с элементами народного творчества, выставок, поединков, катанием на воздушных шарах, лошадях, лодках и т.д. То есть по максимуму уделить внимание инфраструктуре.

День мероприятия накладывался на важный православный праздник, и было очень интересно этот момент тоже вплести в концепцию праздника. Но, как оказалось, этот формат противоречит форматам радиостанций. Абсолютно все нам намекнули, что не будут пиарить православный праздник!  Забегая вперед, скажу, что от этой идеи мы не отказались, а просто изменили пресс-релиз, опустив в нем этот момент.

Концепция праздника сводилась к тому, чтобы каждый человек на фестивале чувствовал себя «своим». Надувные городки для детей, вкусная выпечка, бесплатное питание коллективам (а их более 700 человек со всей России). На питание мы, кстати, искали спонсоров отдельно. Также понадобились спонсоры на обустройство городка для артистов (размещение, питание).

Что я хотел донести до организаторов данной статьей!?

Обязательно прописывайте все нюансы в договоре! Заключайте договоры со всеми! Привлекайте профессионалов на важные точки мероприятия.

К примеру, был момент. Мы поставили сотрудников МЧС на пропускной пункт. Были уверены, что они справятся со своей задачей. Однако встречались индивиды за рулем, которые просто разгонялись и сбивали человека на пропускном пункте и ехали дальше. Полиция при этом разводила руками… мол это какая то «шишка» едет. В итоге сделали кордон из автомобилей и импровизированный шлагбаум. Только так мы смогли контролировать поток.
Или был еще случай. При переходе по мосту на остров он стал идти ко дну. Естественно те люди, кто оказался зажат посередине очень сильно испугались данной ситуации. А, люди по краям моста наоборот начали идти к центру с целью искупаться. Пришлось полиции прибегнуть к дубинкам, чтобы спасти тех, кто задыхался под водой в центре.

Можно ли было это предусмотреть? Наверное, можно! Но с опытом! Вот… делюсь им! Спасибо за внимание.