От Идеи до Аплодисментов: Эпическое Руководство по Организации Музыкального Фестиваля!

Сравнивая ситуацию с 2021 годом, где ивенты были на пике из-за резкого взлета после карантина, 2023 год характеризуется их органическим ростом. Российский бизнес понимает ценность ивентов в маркетинге, увеличивая бюджеты, следуя тенденциям развития внутренней экономики.

Ивенты — Главный Инструмент Внутренних Коммуникаций

Внутренние коммуникации продолжают расти, подтверждая ивенты как ключевой инструмент после периода удаленной работы и кадрового голода. Маркетинг становится острием бизнес-стратегии, привлекая внимание и инвестиции, что предвещает динамичное будущее для ивент-индустрии. Вместе мы взглянем в будущее, определяя возможности организации фестивалей 2024 года.

Как начать действовать?

Мы подготовили для начинающих организаторов подробное руководство по проведению музыкального фестиваля.

Организация фестиваля - это увлекательное предприятие, но для успешной реализации требуется тщательная подготовка и знание ключевых моментов. Данный гайд поможет вам организовать свой фестиваль с нуля и эффективно решать возможные проблемы.

Музыкальные фестивали несомненно любимы по всему миру - от Гластонбери и Коачелла до Нашествия и AFP. Организация фестиваля требует от вас некоторых усилий, но с правильной подготовкой вы сможете провести мероприятие гладко и успешно.

Планирование фестиваля отличается от его посещения, но существуют основы, которые помогут вам получить гарантии успешного проведения ивента и справиться с любыми трудностями на пути.

Будь то фестиваль фан-клубов или сбор средств для благотворительности, организация музыкального фестиваля - отличный способ выстраивания взаимодействия с вашим целевым сообществом.

Вместе вникаем в ключевые моменты, которые необходимо учесть, чтобы сделать ваше мероприятие рентабельным.

С чего начать? Планирование фестиваля

Прежде чем вы начнете, есть несколько переменных, о которых нужно подумать, чтобы убедиться, что организация фестиваля - это то, чем вы хотите заняться. Мы составили чек-лист, который следует рассмотреть до начала работы.

1. Время. Организация музыкальных фестивалей требует времени, и много! От выбора места проведения до бронирования групп, продажи билетов и организации инфраструктуры и инсталляции оборудования - вам нужно убедиться, что у вас есть достаточно времени для реализации события внушительного масштаба.
2. Бюджет. Ключевым моментом для успешного музыкального фестиваля является хорошее понимание бюджета. Фестивали могут быть дорогими, поэтому прогнозирование бюджета, общение с поставщиками, продюссерами и артистами для лучшего понимания затрат - это действительно важно.
3. Исследование. Проведите исследование event-рынка! Если в вашем городе уже есть 10 подобных музыкальных фестивалей, то, возможно, ваш формат не сработает. Обратитесь к подписчикам ваших каналов, чтобы лучше понять имеется ли интерес к вашему музыкальному фестивалю и каких артистов им бы хотелось увидеть (и заплатить за это!).
4. Место проведения. Музыкальные фестивали требуют достаточного пространства, поэтому поиск подходящего места - ключевой момент успешного мероприятия. Как только вы выбрали подходящее место, обсудите с администрацией площадки, что разрешено и что запрещено в данной локации, включая:
   1. Вместимость - Сколько человек вы можете вместить? Есть ли граничения?
   2. Полезная площадь - Все ли задействованные помещения (подсобки, гримерки и т.д., тех постройки) входят в договор аренды.
   3. Стоимость - в аренду места часто включаются скрытые расходы, о которых вам следует быть в курсе перед началом работы.
   4. Существующая инфраструктура. Есть ли свободный доступ к туалетам, кафе, ресторанам и так далее.
   5. Разрешения. Какие разрешения (если таковые необходимы) требуются от администрации, и есть ли какие-либо нюансы, которые могут препятствовать проведению мероприятия (например, отсутствие лицензии на продажу алкоголя, ограничения по шуму и т. д.).
   6. Стоимость билетов. После разработки бюджета и определения стоимости билетов пообщайтесь с подписчиками, чтобы узнать, готовы ли они платить за участие в вашем музыкальном событии.
   7. Артисты. Без ярких артистов и шоу-программы у вас не будет адекватного музыкального фестиваля. Необходимо также узнать насчет стоимости трансфера артистов до места проведения. 
   8. Поставщики. От сцен, мебели, освещения, звука до привлечения спонсоров. В вашей команде желательно иметь человека, который возьмет на себя техническую сторону фестиваля и будет заниматься только ею.

Шаг 1. Постарайтесь придерживаться SMART-целей (Четкие, Измеримые, Достижимые, Релевантные и Определенные по времени). Мы предложим несколько идей, чтобы помочь вам начать:

1. Вам просто необходимо продать 2,000 билетов за шестимесячный период, чтобы снизить риски срыва фестиваля. Этот процесс будет координироваться через еженедельные финансовые отчеты, отражающие статус продажи билетов.
2. Привлечь и закрепить 5 хедлайнеров с общим количеством подписчиков в социальных сетях от 1 миллиона для обеспечения максимальной рекламы и маркетинга вашего новорожденного фестиваля.
3. Заключить спонсорское соглашение на сумму соответствующую стоимости техническогого обеспечения мероприятия. 

Шаг 2: Бюджетирование.
Если вы не знаете, с какими расходами вы сталкнётесь, то как вы определите цену билетов?

Проведите исследование, пообщайтесь с поставщиками услуг. Закрепите несколько бизнес-предложений и предоставьте поставщикам максимально подробную информацию, чтобы они могли предоставить точную смету (например, иногда стоимость услуг в выходные выше).

Некоторые аспекты бюджета должны включать:

1. Место проведения.
2. Инфраструктура, включая палатки, сцены, урны, туалеты, мебель.
3. Безопасность (включая моменты загрузки и выгрузки).
4. Парковка, включая контроль трафика.
5. Персонал - менеджеры мероприятий, тим-лидеры волонтёров, волонтёры.
6. Артисты (подробный райдер).
7. Еда и напитки.
8. Световое и звуковое оборудование.
9. Генераторы - рассмотрите вопрос доступа к электроэнергии на случай форс-мажора.
   
   Когда вы сопоставите все статьи ваших расходов, вы сможете определить, сколько билетов вам нужно продать и по какой цене, чтобы ваш музыкальный фестиваль стал рентабельным.

Шаг 3: Место проведения
Место проведения играет ключевую роль в проведении вашего музыкального фестиваля. Оно не только является душой мероприятия, но также задает тон, подчеркивая тип события. Например, если вы выбираете большой участок земли, возможно, вы ориентируетесь на расслабленную атмосферу с большим количеством людей, в отличие от стильного промышленного ангара в центре города, который может вмещать только определенное количество посетителей.

Перед выбором места проведения, вы должны рассмотреть:

1. Сколько стоит аренда этого места/пространства? Не забудьте учесть время, необходимое для подготовки и разбора оборудования.
2. Какие ограничения по вместимости? 
3. Нужно ли вам дополнительные разрешения от администрации?
4. Есть ли ограничения по шуму?
5. Обладает ли это место/пространство лицензией на алкоголь? Если нет, можно ли торговать спиртными напитками через сторонние компании?

Есть ли доступ к:

1. Электроэнергии
2. Туалетам
3. Кухне
4. Инфраструктуре для продажи еды и напитков
5. Мебели
6. Если нет, какое оборудование нужно доставить (расспросите об опыте прошлых лет)?
7. Есть ли место для парковки автомобилей?
8. Есть ли место для кемпинга?
9. Какое расстояние между инфраструктурными объектами?
10. Доступны ли они для все 24/7?

Шаг 4: Артисты
Самый главный аспект и наиболее важный - это привлечение великолепного состава артистов. Именно это поможет вам продать все билеты!

Ключ к успешному фестивалю - это понимание вкусов вашей целевой аудитории. Возможно, вы стремитесь привлечь молодую гвардию, в этом случае рассмотрите группы и артистов, которые будут им интересны. Выберите артистов, которые будут гармонировать друг с другом. Вероятно, вам не захочется наблюдать, как за акустическим коллективом будет рвать колонки тяжелометаллическая команда.

После составления списка предпочтительных артистов и групп вы можете начать коммуницировать с их менеджерами, чтобы узнать подробности сотрудничества.

Шаг 5: Составление расписания
Теперь, когда у вас есть место проведения и артисты, пришло время составить расписание, чтобы начать полноценное планирование. Вам нужны несколько сцен? Будут ли выступления начинающих артистов? Все начинающее творчество необходимо тщательно отслушать.

Составив расписание, вы будете знать, сколько и чего вам нужно и в какое время.

Шаг 6: Подрядчики и поставщики
Как только вы привлекли артистов, вы сможете лучше понять, какое оборудование вам понадобится. Читаем внимательно райдер! 

Работать целесообразнее с местными подрядчиками и поставщиками, чтобы арендовать сцену, свет, звуковое оборудование, туалеты, охрану, контроль трафика и многое другое с минимальными затратами на логистику. Убедитесь, что вы резервируете поставщиков официально, читайте внимательно договоры. Без инфраструктуры для проведения музыкального фестиваля у вас мероприятие будет нулевым, поэтому не оставляйте это на последний момент и не рискуйте тем, что все адекватные специалисты будут забронированы на день проведения события.

Подсказка: В рамках спонсортсва лучше сотрудничать с местными организациями. Спросите их о возможности проспонсировать ваше мероприятие. В обмен на рекламу на вашем событии вы можете получить скидки на оборудование или даже их в виде соорганизаторов (долевое участие).

Шаг 7: План музыкального фестиваля
Отличный способ обеспечить успех вашего мероприятия - разработать подробный план проведения музыкального фестиваля, выделив ключевые моменты для всей команды, чтобы каждый четко понимал зону своей ответственности.

Шаг 8: Маркетинг
Теперь пришло время разработать план маркетинга, чтобы как можно больше людей узнали о вашем событии и купили билеты!

Если у вас нет опыта в маркетинге, ищите студентов-маркетологов, которые могли бы провести стажировку с вами в реальных боевых условиях (но таких людей нужно постоянно контролировать):

Маркетинг в социальных сетях. Создание ажиотажа вокруг вашего музыкального фестиваля, включая обращения артистов и продвижение события через соцсети. Оговорите заранее, чтобы все артисты также продвигали событие через свои социальные каналы!

PR. Плотно работайте с местными новостными изданиями, чтобы ваш фестиваль появился в печатных и онлайн-СМИ.
Рекламная продукция. В небольших городах отлично работает раздача листовок и расклейка афишь. В крупных городах все эти действия необходимо согласовывать.
Радио. Свяжитесь с местными радиостанциями. Оговорите форматы сотрудничества.
Платная реклама. В зависимости от вашего бюджета вы можете рассмотреть возможность вложения денег в онлайн-рекламу через публикации в интернете, телевидение, радио или через социальные медиа.
Шаг 9: Продажа билетов
Используйте проверенные площадки, при необходимости вам создадут схему вашего события для более удобной продажи билетов разного номинала и стоимости.

Шаг 10: Персонал и волонтёры
Open-Air фестивали часто охватывают обширные территории с несколькими зонами, требующих затратных трудовых ресурсов и разного рода помощи. От подготовки к самому фестивалю, включая регистрацию, сопровождение и обслуживание мероприятий, до разбора оборудования и помощь в уборке территории.

Один из лучших способов найти персонал для вашего фестиваля - использовать волонтёров, которые отлично помогают в операционном плане и снижают общие расходы. Прежде чем начать набор персонала на ваш фестиваль, полезно рассмотреть следующие пункты из чеклиста фестиваля.

• Какие зоны требуют дополнительного персонала?
• Какие роли предоставлены волонтёрам? Требуют ли они каких-то конкретных навыков?
• Разработайте график для волонтёрских ролей, включая время.
• Будете ли вы поощрять волонтёров? Вы можете предложить скидки на билеты в обмен на их время.
• Предоставите ли вы форму? Не забудьте заранее узнать размеры футболок при регистрации и заказать их.
• Как будете кормить волонтёров? Будете ли вы предоставлять завтраки/обеды?
• Нужно четко разделять волонтеров и платный персонал!  Ответственные дела лучше поручать только оплачиваемым специалистам.
• Как вы будете управлять своими волонтёрами? Создайте заранее группы в мессенджерах и ряд каналов, чтобы разделить зоны ответственности.
  

Шаг 11: Руководства и инструкции
Ключевые документы, которые мы рекомендуем внедрить для внутреннего распространения:

1. План управления рисками
2. План управления трафиком
3. Инструкции для подрядчиков
4. Инструкции для волонтёров
5. Карта места проведения
6. Контактный список
7. План на случай ЧС

Шаг 12: День проведения
Вы сделали большую часть работы, теперь пришло время для последнего испытания - музыкального фестиваля! С момента подготовки (которая может начаться за несколько дней до) до самого мероприятия ваша задача - убедиться, что все находится там, где им нужно быть, и что график, предоставленный сервисом продажи билетов, соответствует действительности.

В случае изменений и возникновения трудностей ваша задача - сохранять спокойствие, общаться со своим персоналом и подрядчиками и работать над решением проблем.

Но, что самое важное, найдите время остановиться и оценить свои труды, восхититесь тем, что вы достигли!

Шаг 13: Отчет
Отчет - важный этап в организации любого фестиваля. Почему? Потому что вам нужно понять, насколько успешно вы все организовали. Не вышли за размер бюджета и достигли ли поставленных финансовых целей? Какая обратная связь поступила - как положительная, так и отрицательная? Делаем работу над ошибками?

Отчет особенно важен, если вы планируете сделать свой музыкальный фестиваль регулярным , чтобы у вас была информация для роста и его улучшения в последующие годы.

Шаг 14: Благодарность
Не забывайте поблагодарить всех, кто вам помог! От артистов и их агентов до ваших подрядчиков, администрации, и, конечно же, ваших волонтёров. Это добавит улыбку на их лицо (и ваше)!

Надеемся, что вам понравился open-air гид по организации фестиваля. Если вас интересует узнать больше о том, как OPEN-AIR помог вам создать ваше первое событие, мы с нетерпением ждем от вас новостей. Мы в вас верим, друзья!